オフィスで仕事をしているときに、
毎日大量のメールが来たり、上司から様々な指示が出て
メールの処理が追い付かなかったり、どれから手を付ければいいのかわからなくなったり
ということは、社会人になってから一度はあると思います。
私はこれを解消するために、メールのチェック方法や
フリーのふせんソフトなどを使って、効率的に仕事を進められるようにしました。
現在では、毎日定時間で帰ることができています。
この記事では、私が実際に取り組んだ方法を紹介します。
この記事を読めば、皆さんが毎日定時で帰るための手助けができると思います。
結論は
- メールは来た順に読まない
- 重要なメールにチェックを入れる
- 全体を把握した後に仕事の優先順位を決める
- 忘れてはいけないメモはふせんソフトを使う
- 自分がやる必要のない（別の人がやったほうが早い）ことは外注する
ぜひ最後まで読んでみてください！
メールは来た順に読まない
まずはこれです。
休んだ次の日や、出張などで長時間パソコンを見れない状態の後は
メールが大量にたまっていることがあると思います。
そのたまったメールを確認するときは、来た順（古い順）からは読みません。
メールの情報がアップデートされている可能性がある
来た順にメールの返信などを対応してしまうと、
そのあとに来ていたメールで新しい情報が送られてきている可能性があります。
まずは一通り目を通してから、メールの返信などを始めることで
効率的に仕事を進めることができます。
参考情報として来ているメールはいったんスルー
数多く来ているメールの中にはCCとして参考情報が来ている場合があります。
たまにCCでも重要な情報や自分に対しての業務依頼が含まれている場合もありますので、
完全にスルーしてしまうと危険ですが、
全体を把握するには、参考情報のメールはいったんスルーをおすすめします。
重要なメールにチェックを入れる
メールの全体を把握できた後は重要なメールを確認します。
ここでいう重要なメールは
- 自分に対しての業務指示
- 自分が対応しなければならない業務の発生
これらは自分が対応しなければ仕事が止まってしまいますので、重要なメールという判断をします。
メールのソフトによって方法が変わると思いますが、
その対象のメールに対して色付けなどのチェックを付けて
あとから確認しやすいような状態にしておきます。
「フラグ付け」など機能もあると思いますが、
私は色付け（しかも1色のみ）だけを利用しています。
今は便利な機能がいろいろありますが、使いすぎると整理ができなくなってしまうので
私は一つの機能だけ使って、見落としがないようにしています。
全体を把握した後に仕事の優先順位を決める
これで全体を把握して、重要なメールにチェックを入れることができました。
次は仕事の優先順位を決めなければなりません。
すぐにできそうな仕事は今すぐ済ませる
チェックした仕事の中には納期が設定されている重要な仕事もあれば、
手が空いた時にやってほしい程度の仕事もあると思います。
私の場合は、仕事の重要度に関係なく、
すぐにできる仕事は最優先で済ませるようにしています。
簡単にできるからという理由で後回しにしておくと、
結局ほかの仕事が舞い込んできてしまい、手がつかなくなってしまうことがあったからです。
抱えている仕事の量にもよりますが、
まずはすぐにできる仕事を済ませて、1件ずつタスクを減らしていくことをおすすめします。
残りの仕事の優先順位は納期>先約の順で対応
残りの仕事は納期が決められているかということと、
依頼された順番で優先順位を決めます。
その間にすぐにできそうな仕事が入った場合は、
仕事の進み具合に応じて、あとから入った仕事でも先に終わらせます。
そうすれば仕事がたまりにくくなってくると思います。
忘れてはいけないメモはふせんソフトを使う
手書きのメモも便利ですが、パソコン上で使えるふせんソフトがおすすめです。
手書きのメモはすぐに書くことができて便利ですが、
量がたまってきてしまうと、どのメモが重要で
どこにしまったかわからなくなってしまう場合があります。
ふせんソフトを使えば、メモはデスクトップ上に貼られますので
どこにしまったか忘れることはありません。
また、ふせんの色を変えられたり、
内容もあとから自由に変更できるので、タスク管理表として使うこともできます。
私は仕事内容と納期を記入して貼っておいたり、
休み明けの業務を忘れないように、やることをメモして貼っておくなどの活用をしています。
無料でいろいろなふせんソフトがありますので、ぜひ使ってみてください。
自分がやる必要のない（別の人がやったほうが早い）ことは外注する
「外注する」という書き方をしましたが、外部の業者に依頼するということではなく
社内で別の人にお願いするということです。
上司は必要に応じて社員に仕事を依頼していますが、
仕事の内容によっては自分がやる必要のない（別の人がやったほうが早い）場合があります。
その場合は、自分が取り組むことによって余計な時間がかかったり
結果的に質も低くなってしまう可能性があります。
それを見極めるには、周りの社員の能力を把握しておく必要がありますが
1年も同じ職場で働いていれば、なんとなく能力の違いはわかってくるでしょう。
私もほかの人がやったほうが早いのに、自分で無理してやったことで
大幅に時間をロスしてしまったことがありました。
現在は適度に周りに頼みながら、頼まれながら仕事をするようにしています。
まとめ
今回は定時で帰るためのおすすめタスク管理術について、私の取り組みを紹介しました。
- メールは来た順に読まない
- 重要なメールにチェックを入れる
- 全体を把握した後に仕事の優先順位を決める
- 忘れてはいけないメモはふせんソフトを使う
- 自分がやる必要のない（別の人がやったほうが早い）ことは外注する
「仕事の優先順位を決める」と「仕事を外注する」ということは、
いろいろな仕事に当てはめることができると思います。
この取り組みで定時間で帰りやすくなった私は、
空いた時間で趣味や勉強や副業にトライしたりと、時間を有効に使うことができています。
経済的自立を目指して、限りある時間を有効に使っていきましょう。
それでは、一緒に頑張っていきましょう！
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